Die Abrechnungsfrist nach § 556 Abs. 3 BGB und was nach ihrem Ablauf noch geht

Kaum eine Regel kostet Verwalter so viel Geld wie die Abrechnungsfrist. Sie steht in einem einzigen Satz des Bürgerlichen Gesetzbuchs. Wer sie verstreichen lässt, kann eine korrekt errechnete Nachzahlung in aller Regel nicht mehr verlangen.

Was die Vorschrift verlangt

Nach § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB ist dem Mieter die Abrechnung über die Vorauszahlungen für Betriebskosten spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen. Rechnet man über das Kalenderjahr ab, ist der 31. Dezember des Folgejahres der letzte Tag.

Maßgeblich ist der Zugang beim Mieter, nicht das Datum auf dem Schreiben und auch nicht der Tag der Aufgabe zur Post. Wer am 30. Dezember druckt und am 2. Januar zustellt, hat die Frist versäumt.

Der Abrechnungszeitraum darf höchstens zwölf Monate umfassen. Er muss aber nicht dem Kalenderjahr folgen. Ein abweichendes Wirtschaftsjahr ist zulässig, solange es einheitlich gehandhabt wird.

Die Folge: Ausschluss von Nachforderungen

Nach Fristablauf kann der Vermieter Nachforderungen nicht mehr geltend machen. Die Ausnahme steht im Gesetz selbst: Sie gilt nicht, wenn der Vermieter die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten hat.

Diese Ausnahme ist enger, als sie klingt. Dass die Stadtwerke spät abrechnen oder der Messdienst nicht liefert, entlastet den Vermieter nach der Rechtsprechung regelmäßig nicht ohne Weiteres, erst recht nicht, wenn er die Unterlagen gar nicht erst angemahnt hat.

Wichtig ist die Gegenrichtung: Ein Guthaben des Mieters bleibt bestehen. Die Frist schneidet nur Nachforderungen ab, nicht die Pflicht, ein Guthaben auszuzahlen. Wer nach Fristablauf gar nicht abrechnet, schuldet dem Mieter weiterhin die Abrechnung.

Korrekturen nach der Frist

Eine fristgerecht zugegangene Abrechnung darf zugunsten des Mieters jederzeit korrigiert werden. Zu Lasten des Mieters ist eine Nachbesserung nach Fristablauf grundsätzlich ausgeschlossen.

Dabei kommt es auf die Art des Fehlers an. Formelle Fehler, etwa eine Abrechnung, die den Verteilerschlüssel nicht erkennen lässt, machen die Abrechnung insgesamt unwirksam, die Frist läuft dann ins Leere. Inhaltliche Fehler, also schlicht falsche Zahlen, berühren die Wirksamkeit nicht; sie führen nur dazu, dass der Betrag anzupassen ist.

Daraus folgt die praktische Regel: Lieber eine formell saubere Abrechnung rechtzeitig als eine inhaltlich perfekte zu spät.

Woran die Frist in der Praxis scheitert

Meist daran, dass eine Angabe fehlt: ein Auszugsdatum, das nie nachgetragen wurde, eine Position, die auf Objektebene anders summiert als auf Firmenebene, oder eine Wohnung, die nach einer Teilung doppelt in der Liste steht.

Diese Fehler zeigen sich in einer Tabellenkalkulation nicht von selbst. Sie fallen auf, wenn jemand widerspricht, und dann ist der 31. Dezember meistens vorbei.

Hilfreich ist deshalb weniger Rechenleistung als eine Prüfung vor dem Druck: Stimmt die Summe der Mieterflächen mit der Objektfläche? Passt die Zahl der abgerechneten Einheiten zu den Stammdaten? Ergibt die Summe der Objektbeträge je Position den Firmenbetrag? betriebskosten.app führt diese Vergleiche automatisch durch und meldet Abweichungen, bevor eine Abrechnung freigegeben wird.

Ein Zeitplan für das Abrechnungsjahr

Januar bis März: Belege vollständig erfassen und Kostenrechnungen der Versorger anmahnen, solange noch Zeit für eine Reaktion ist. April bis Juni: Stammdaten prüfen, also Ein- und Auszüge, Personenzahlen und Flächen.

Juli bis September: Abrechnung erstellen, Plausibilitätsprüfung durchlaufen lassen, Auffälligkeiten klären. Oktober bis November: freigeben, drucken, versenden. Der Dezember bleibt Puffer für das, was immer dazwischenkommt.

Wer diesen Rhythmus einhält, gerät nicht in die Lage, den Zugang beim Mieter am 30. Dezember belegen zu müssen.

Kein Rechtsrat

Dieser Beitrag gibt den Rahmen wieder und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Bei streitigen Abrechnungen, ungewöhnlichen Vertragsklauseln oder gewerblichen Mietverhältnissen lohnt der Blick einer Fachanwältin oder eines Fachanwalts für Mietrecht.