Mieterwechsel mitten im Jahr richtig abrechnen

Ein Mieterwechsel im laufenden Abrechnungszeitraum ist Alltag und sorgt trotzdem für viele Rückfragen, weil drei Regeln gleichzeitig greifen: eine für die Aufteilung, eine für den Zeitpunkt und eine für die Sicherheiten.

Nicht sofort abrechnen

Der Abrechnungszeitraum bleibt unberührt. Zieht ein Mieter im März aus, wird nicht im April abgerechnet, sondern nach Ablauf des Zeitraums, und zwar über die Monate, in denen das Mietverhältnis bestand.

Das ist für ausziehende Mieter unbefriedigend und trotzdem richtig: Die Kosten des Jahres stehen erst am Jahresende fest. Eine Zwischenabrechnung könnte nur mit geschätzten Zahlen arbeiten.

Die Abrechnungsfrist nach § 556 Abs. 3 BGB läuft für den ausgezogenen Mieter genauso wie für alle anderen: zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums. Ein früherer Auszug verkürzt sie nicht.

Zeitabhängige Kosten: taggenau teilen

Kosten, die unabhängig vom Verbrauch über das Jahr laufen, etwa Grundsteuer, Versicherung, Hauswart, Gartenpflege und Allgemeinstrom, werden nach der Dauer des Mietverhältnisses geteilt.

Üblich und von der Rechtsprechung getragen ist die taggenaue Aufteilung. Eine monatsweise Rundung ist in der Praxis verbreitet, führt aber bei einem Auszug zur Monatsmitte zu einer Verschiebung, die ein Mieter zu Recht beanstanden kann.

Steht die Wohnung nach dem Auszug leer, trägt der Vermieter den Rest. Der Nachmieter beginnt mit seinem Einzugstag.

Personenbezogene Kosten: Personentage statt Personenzahl

Wird nach Personenzahl verteilt, häufig bei Müllgebühren oder Wasser ohne Zähler, genügt der Stand am Stichtag nicht. Zieht im Juli eine dritte Person ein, wohnten dort ein halbes Jahr zwei und ein halbes Jahr drei Personen.

Richtig rechnet man mit Personentagen: Jede Teilperiode wird mit ihrer Personenzahl und ihrer Dauer gewichtet. Für das Beispiel ergibt das 2,5 statt 3 Personen über das Jahr.

Das setzt voraus, dass die Personenzahl als Zeitreihe geführt wird und nicht als einzelner Wert im Stammsatz, der beim Ändern den alten überschreibt. betriebskosten.app führt Personenzahl, Kaltmiete und Garagenmiete mit Gültigkeitsdatum und rechnet daraus die Personentage.

Wenn sich die Fläche ändert

Wohnungen werden geteilt, zusammengelegt oder um einen Raum erweitert. Für die Verteilung nach Wohnfläche heißt das, dass die Bezugsgröße im Abrechnungszeitraum nicht konstant ist, weder für die Einheit noch für das Objekt.

Sachgerecht ist dieselbe Logik wie bei der Mietzeit: Jeder Mieter geht mit der Fläche in die Verteilung ein, die während seiner Nutzungsdauer galt, und die Objektfläche wird für den Zeitraum fortgeschrieben. Wer stattdessen mit dem Stand zum 1. Januar oder zum 31. Dezember rechnet, verteilt zu Lasten oder zu Gunsten einzelner Mieter.

betriebskosten.app führt die Wohnfläche deshalb mit Gültigkeitsdatum und weist in der Abrechnung aus, wenn sich die Objektfläche im Zeitraum geändert hat, mit den Werten zu Beginn und am Ende.

Verbrauchsabhängige Kosten: Zwischenablesung

Bei Heizung und Warmwasser verlangt die Heizkostenverordnung grundsätzlich eine Zwischenablesung zum Zeitpunkt des Nutzerwechsels. Die Kosten der Ablesung trägt in der Regel der ausziehende Mieter, soweit vereinbart.

Ist eine Zwischenablesung nicht erfolgt, erlaubt § 9b HeizkostenV eine Aufteilung nach einem anerkannten Verfahren wie der Gradtagszahltabelle, nicht aber eine schlichte Teilung nach Tagen.

Die Zwischenablesung und die Abrechnung nach Heizkostenverordnung übernimmt in aller Regel der Messdienst, denn dafür braucht es geeichte Geräte. In betriebskosten.app tragen Sie sein Ergebnis als Betrag je Einheit ein.

Für Zwischenzähler je Einheit, also für Kalt- und Warmwasser, Strom, Gas oder Wärmemenge, erfassen Sie die Ablesungen je Zähler, auch ein Zählertausch ist vorgesehen. Verteilt wird nach dem Verbrauch. Liegt beim Mieterwechsel keine Zwischenablesung vor, teilt das System den Verbrauch taggenau zwischen den beiden Ablesungen auf. Für Kosten, die unter die Heizkostenverordnung fallen, bleibt es bei den Regeln des § 9b.

Vorauszahlungen, Kaution, Nachzahlung

Gegenübergestellt werden die Kosten des Zeitraums und die in diesem Zeitraum geleisteten Vorauszahlungen. Hat der ausgezogene Mieter im Februar noch gezahlt, zählt diese Zahlung mit.

Die Kaution darf bis zur Abrechnung in angemessener Höhe einbehalten werden, wenn eine Nachforderung ernsthaft zu erwarten ist. Ein pauschaler Einbehalt der gesamten Kaution über ein Jahr hinweg ist das nicht.

Praktisch wichtig ist die Anschrift: Ohne aktuelle Adresse geht die Abrechnung nicht zu, und ohne Zugang läuft die Frist ins Leere. Die neue Anschrift gehört deshalb ins Übergabeprotokoll.

Was im Alltag hilft

Das Auszugsdatum sofort eintragen, nicht erst zur Abrechnung. Fast alle Fehler bei Mieterwechseln stammen aus einem Datum, das ein halbes Jahr lang niemand nachgetragen hat.

Beim Wechsel entstehen zwei Mietverhältnisse in derselben Einheit. Beide brauchen eigene Zeitreihen, eigene Vorauszahlungen und ein eigenes Debitorkonto. Sonst vermischen sich die Salden.

Kein Rechtsrat

Dieser Beitrag gibt den Rahmen wieder und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Bei streitigen Abrechnungen und ungewöhnlichen Vertragsklauseln lohnt der Blick einer Fachanwältin oder eines Fachanwalts für Mietrecht.