Was nicht auf den Mieter umgelegt werden darf

Betriebskosten sind nach § 1 Abs. 1 BetrKV die Kosten, die dem Eigentümer durch das Eigentum am Grundstück oder den bestimmungsmäßigen Gebrauch laufend entstehen. Zwei Gruppen nimmt Absatz 2 ausdrücklich heraus: Verwaltungskosten und Instandhaltungskosten. An dieser Abgrenzung scheitern in der Praxis viele Abrechnungen.

Verwaltungskosten

Dazu zählen die Vergütung der Verwaltung, die Kosten der Geschäftsführung, der Buchhaltung und der Kontoführung, außerdem Aufwendungen für die gesetzlichen oder freiwilligen Prüfungen des Jahresabschlusses.

Praktisch heißt das: Kontoführungsgebühren, Porto und Telefon der Verwaltung, die Erstellung der Betriebskostenabrechnung selbst und die Kosten einer Eigentümerversammlung bleiben beim Vermieter. Auch Mahn- und Inkassokosten gegen säumige Mieter sind keine Betriebskosten.

Eine Mietvertragsklausel, die Verwaltungskosten auf Wohnraummieter umlegt, ist unwirksam. Im Gewerbemietrecht ist die Umlage dagegen vereinbar, wenn sie hinreichend bestimmt geregelt ist.

Instandhaltung und Instandsetzung

Kosten, die zur Beseitigung von Mängeln oder zur Erhaltung des bestimmungsmäßigen Gebrauchs aufgewendet werden, sind keine Betriebskosten. Die Reparatur der Heizungspumpe gehört dem Vermieter, der Betrieb der Heizung dem Mieter.

Die Grenze verläuft zwischen Wartung und Reparatur. Die regelmäßige Wartung einer Anlage ist nach dem Katalog des § 2 BetrKV umlagefähig, die Instandsetzung, die sie zutage fördert, dagegen nicht.

Deshalb sind Wartungsverträge mit Vollschutz- oder Reparaturpauschale ein wiederkehrendes Problem: Sie enthalten beide Anteile. Umlagefähig ist nur der Wartungsanteil. Ist er in der Rechnung nicht ausgewiesen, muss er geschätzt und die Schätzung erläutert werden. Besser ist es, den Vertrag so umzustellen, dass die Rechnung trennt.

Weitere Positionen, die regelmäßig zu Unrecht auftauchen

Versicherungen: Umlagefähig sind nach § 2 Nr. 13 BetrKV Sach- und Haftpflichtversicherungen des Gebäudes. Rechtsschutz- und Mietausfallversicherungen schützen das Vermögen des Vermieters und gehören nicht dazu.

Einmalige Kosten: Betriebskosten müssen laufend entstehen. Die erstmalige Anschaffung von Mülltonnen, die Neuanlage eines Gartens oder die Erstmontage von Rauchwarnmeldern sind keine Betriebskosten. Die laufende Wartung der Melder dagegen schon.

Leerstand: Auf leerstehende Einheiten entfallende Kosten trägt der Vermieter. Sie dürfen nicht auf die übrigen Mieter verteilt werden, auch nicht anteilig.

Kabelanschluss: Seit dem Wegfall des Nebenkostenprivilegs zum 30. Juni 2024 lassen sich Entgelte für die Breitbandversorgung nicht mehr allgemein als Betriebskosten umlegen. Der Betrieb einer hauseigenen Antennen- oder Verteilanlage bleibt nach § 2 Nr. 15 BetrKV umlagefähig.

Was der Vermieter selbst leistet

Erledigt der Vermieter Arbeiten wie Hausreinigung, Gartenpflege oder Winterdienst selbst, darf er dafür nach § 1 Abs. 1 Satz 2 BetrKV den Betrag ansetzen, der für eine gleichwertige Leistung eines Dritten angefallen wäre.

Zwei Einschränkungen: Umsatzsteuer darf nicht aufgeschlagen werden, weil keine anfällt. Und der Ansatz muss der Höhe nach belegbar sein. Ein Vergleichsangebot oder ein ortsüblicher Stundensatz genügt.

In der WEG läuft die Trennung zweimal

Die Jahresabrechnung der Gemeinschaft weist alle Kosten aus, auch Verwaltervergütung, Zuführung zur Rücklage und Instandsetzung. Das ist richtig, denn der Eigentümer schuldet sie.

Vermietet dieser Eigentümer weiter, darf er nur den umlagefähigen Teil an seinen Mieter weitergeben. Eine Jahresabrechnung ungeprüft als Betriebskostenabrechnung zu verwenden, ist einer der häufigsten Fehler überhaupt.

Sinnvoll ist deshalb eine Abrechnung, die beide Sichten trennt: Was die Gemeinschaft kostet und was davon auf Mieter umlagefähig ist. betriebskosten.app weist den nicht umlagefähigen Teil in der WEG-Abrechnung gesondert aus.

Kein Rechtsrat

Dieser Beitrag gibt den Rahmen wieder und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Gerade bei gemischt genutzten Objekten, Gewerbemietverträgen und individuell ausgehandelten Klauseln lohnt der Blick einer Fachanwältin oder eines Fachanwalts für Mietrecht.