Nebenkostenabrechnung erstellen: Schritt für Schritt

Die Nebenkostenabrechnung heißt im Gesetz Betriebskostenabrechnung. Gemeint ist dasselbe: Der Vermieter stellt einmal im Jahr die umlagefähigen Kosten des Hauses zusammen, verteilt sie auf die Mieter und rechnet sie gegen die Vorauszahlungen ab. Die folgenden neun Schritte führen in der Reihenfolge durch die Abrechnung, in der sie in der Praxis entsteht.

1. Abrechnungszeitraum und Frist festlegen

Der Abrechnungszeitraum umfasst höchstens zwölf Monate (§ 556 Abs. 3 Satz 1 BGB). Er muss nicht dem Kalenderjahr folgen, sollte aber über die Jahre gleich bleiben.

Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Zeitraums zugehen. Danach kann der Vermieter eine Nachzahlung in aller Regel nicht mehr verlangen, ein Guthaben muss er trotzdem auszahlen. Einzelheiten stehen im Beitrag zur Abrechnungsfrist.

2. Kosten und Belege sammeln

Umgelegt werden dürfen nur Betriebskosten im Sinne des § 2 BetrKV, und nur, soweit der Mietvertrag ihre Umlage vorsieht. Verwaltungskosten, Instandhaltung und Reparaturen gehören nicht dazu. Was im Einzelnen nicht umlagefähig ist, erklärt der Beitrag zu nicht umlagefähigen Kosten.

Zu jeder Position gehören die Rechnungen des Zeitraums. Weist eine Rechnung Arbeitslohn aus, etwa für Gartenpflege oder Wartung, notieren Sie den Lohnanteil gleich mit. Ihre Mieter brauchen ihn für die Steuerermäßigung nach § 35a EStG.

3. Verteilerschlüssel je Kostenart wählen

Maßgeblich ist der Schlüssel aus dem Mietvertrag. Ist nichts vereinbart, wird nach Wohnfläche verteilt (§ 556a Abs. 1 Satz 1 BGB). Kosten, die von einem erfassten Verbrauch abhängen, sind nach diesem Verbrauch umzulegen.

Üblich sind neben der Wohnfläche die Verteilung pro Einheit, nach Personen, nach Miteigentumsanteilen und nach Zählerständen. Wichtig ist, denselben Schlüssel für dieselbe Kostenart über die Jahre beizubehalten. Mehr dazu im Beitrag zu Umlageschlüsseln.

4. Leerstand und Mieterwechsel berücksichtigen

Kosten, die auf leerstehende Wohnungen entfallen, trägt der Vermieter. Sie dürfen nicht auf die übrigen Mieter verteilt werden.

Zieht ein Mieter im Lauf des Jahres aus, trägt er die Kosten nur für die Tage, an denen das Mietverhältnis bestand. Dasselbe gilt, wenn sich die Personenzahl oder die Wohnfläche ändert. Wie das im Einzelnen aussieht, beschreibt der Beitrag zum Mieterwechsel.

5. Heiz- und Warmwasserkosten übernehmen

Heizung und Warmwasser werden nach der Heizkostenverordnung überwiegend nach Verbrauch verteilt. Die Ablesung und die Abrechnung erstellt in der Regel ein Messdienst. Sein Ergebnis je Wohnung übernehmen Sie in die Nebenkostenabrechnung.

6. Anteil je Mieter berechnen

Für jede Kostenart ergibt sich der Anteil des Mieters aus Gesamtkosten, Schlüssel und seiner Mietzeit. Die Summe aller Anteile ist seine Kostenbelastung für den Zeitraum.

Vor dem Versand lohnt eine Gegenprobe: Stimmt die Summe der Mieterflächen mit der Fläche des Hauses überein, und ergeben die Anteile aller Wohnungen samt Leerstand wieder die Gesamtkosten?

7. Vorauszahlungen gegenüberstellen

Von der Kostenbelastung werden die Vorauszahlungen abgezogen, die der Mieter für den Zeitraum tatsächlich geleistet hat. Das Ergebnis ist eine Nachzahlung oder ein Guthaben.

8. Pflichtangaben prüfen

Formell ordnungsgemäß ist eine Abrechnung nach der Rechtsprechung, wenn sie vier Dinge enthält: die Zusammenstellung der Gesamtkosten, die Angabe und, wo nötig, die Erläuterung der Verteilerschlüssel, die Berechnung des Anteils des Mieters und den Abzug seiner Vorauszahlungen. Fehlt eines davon, ist die Abrechnung unwirksam.

Zusätzlich gehört eine Aufstellung der begünstigten Lohnanteile nach § 35a EStG dazu, wenn Sie solche Kosten umlegen.

9. Zugang sicherstellen und Einwendungen abwarten

Entscheidend für die Frist ist der Zugang beim Mieter, nicht das Datum der Abrechnung. Wer auf Nummer sicher gehen will, wählt einen Versandweg, der sich nachweisen lässt.

Der Mieter kann die Belege einsehen und hat für Einwendungen zwölf Monate ab Zugang Zeit (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB).

So geht es in betriebskosten.app

Eingangsrechnungen laden Sie im Belegeingang hoch. Eine KI liest Lieferant, Datum, Beträge und Lohnanteil aus, auf unserem eigenen Server in Deutschland, und schlägt Objekt und Umlageposition vor. Gebucht wird erst, wenn Sie bestätigen.

Den Verteilerschlüssel legen Sie je Umlageposition am Objekt fest, zur Wahl stehen acht Schlüssel. Ein- und Auszüge, Personenzahl und Wohnfläche rechnet das System taggenau. Vor dem Druck vergleicht es Flächen, Einheiten und Beträge und meldet Abweichungen.

Das Abrechnungsschreiben enthält bei einer Nachzahlung einen GiroCode für die Banking-App und auf Wunsch die Anlage nach § 35a EStG. Beim Beenden der Abrechnung geben Sie die Schreiben für das Mieterportal frei, mit „Verbuchen“ wird der Saldo je Mieter auf sein Konto gebucht.

Kein Rechtsrat

Dieser Beitrag beschreibt den üblichen Ablauf. Mietverträge können abweichende Regelungen enthalten; im Zweifel gehört der konkrete Fall in fachkundige Hände.